接待のマナーと注意点!幹事に指名…どうする?

接待は物凄くプレッシャーを感じるよね。

 

 

特に幹事に指名されたら(((( ;°Д°))))

 

 

そんな接待で幹事に任命された時が、
今回のリサーチ対象!

 

 

接待に行くなら俺の屍を越えて行け(ノ´▽`)ノ

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接待の意味と幹事の心構え

接待で幹事を務めるのなら責任が重大!

 

 

社内だけでなく取引先を、
接待するんだからプレッシャーが大きい。

 

 

どうして、そんな大変な接待を、
会社では行うんだろうか?

 

 

接待をする目的
  • 日頃お世話になっている先方に感謝を伝える
  • コミュニケーションを深める
  • 今後のお付き合いを円滑にする

 

 

こんな意味がある接待だから、
幹事を務めるのなら、
求められることは当然…

 

 

先方に喜んでもらえる接待の遂行。

 

 

だから接待の場を盛り上げながら、
お店と上手に連絡をとって、
接待を円滑に進めることが幹事の役目。

 

 

接待の幹事 完遂のポイント

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接待で良い結果が出るかどうかは、
8割方、準備で決まるとも言える。

 

 

だから準備の段階から、
接待は始まっていると考えよう。

 

 

では接待の幹事に任命されたら、
具体的に何をすればいいんだろう?

 

 

接待 最初の準備

接待の準備は、
お店の予約の段階はさんで、
2種類存在する。

 

 

まずは接待の計画を立てるという準備。

 

 

接待の準備で行うこと
  • 参加者を決める
     ○まずは先方の顔ぶれを考える
     ○自社側は先方と同格か上役の肩書の人を選ぶ
  • 予算を決める
     ○予算については上司と相談が必要
  • 日程を決める
     ○先方に都合の良い日の候補を複数出してもらう
       →日付は、先方の都合を最優先に考えよう
  • 先方に食の好みを聞いておく
     ○食物の好き嫌いを知っておくことが後で必要になる
  • 接待に使う、お店を選ぶ
     ○お店の場所は先方にとって交通に便利な場所を選ぶ
     ○先方の立場や年齢を考えて少しリッチな場所を探す
       →チェーン店は接待に向かないので注意
       →お店は先方の好みから考える
     ○個室が必要であるかも考えておく

 

 

お店の予約をする

先方の都合や予算、
接待に使うお店が決まったら、
お店の予約をしよう!

 

 

お店の予約
  • まずは下見をする
     ○チェックポイント
       →お店の雰囲気
       →トイレの位置
  • 食事の予約をする
     ○コース料理を予約の段階で注文しておく
       →接待の日に料理を注文しても時間がかかるため
  • お店側に接待時の注意を伝える
     ○伝えること
       →調べた先方の食事の好み
       →出してはいけない食事
          ライバル会社の銘柄の飲み物
          ライバル会社の食事
  • 最後にお店の責任者に挨拶しておく
     ○お店側も感じの良い相手の方が対応も良くなる

 

 

接待当日までの準備

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お店の予約が完了したら、
次は接待当日を潤滑にするための、
色々な準備が待っている。

 

 

まずは、お店の予約が完了したら、
今度は参加者に連絡を入れよう。

 

 

接待当日までの準備
  • 案内状を郵送する
     ○書く内容
       日時
       お店の場所
       地図
  • 手土産が必要なら
     ○手土産が必要かは上司に確認する
       必要な場合は前日までに日持ちするものを用意
        →日持ちする物の例:菓子折りなど
  • タクシーを手配する
     ○帰りにタクシーを利用して頂く場合は用意する
       →タクシーチケットは封筒に入れておく

 

 

接待の前日

接待の前日になったら、
参加者全員に連絡をしておこう。

 

 

そして参加人数に変化があれば、
お店に変更の連絡を入れておく。

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接待当日

準備を色々と行い、いよいよ接待当日

 

 

接待当日に目指すのは、
相手に粗相がないようにすること!

 

 

接待当日の注意点
  • 15~20分前には会場に到着する
     ○接待当日は会議や打ち合わせを入れないようにしよう
     ○会場となる、お店の人にも挨拶をしておきたい
  • 携帯電話
     ○マナーモードにするか電源をオフにしておく
       →急ぎで電話が入る予定なら折り返しかけ直す
  • タバコ
     ○先方が吸わないのなら控えるようにする
  • 先方が来たら
     ○自社の全員でお迎えをする
     ○約束の時間が近くなったら、お店の前で待つ

 

 

宴会中の注意点

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先方が会場について、
全員でお迎えもした。

 

 

そして、ついに接待が始まる

 

 

当然、接待が始まっても、
失礼のないように気を配ろう。

 

 

宴会中の注意点
  • お酒を飲み過ぎない
     ○緊張すると、お酒を飲み過ぎる時があるので注意
  • 幹事が座るのは一番下座
     ○下座の方がお店と連絡をとりやすい
     ○場を盛り上げることも、お忘れなく
  • 仕事の話題に注意
     ○仕事の話を接待中にすると下心が疑われる
       →仕事の話を出すのならタイミングに気をつけよう
  • 会話内容
     ○宗教や政治、思想の話を避けるのは基本
     ○会話は趣味や休日の過ごし方などを話題にしよう
  • お酒は無理強いしない
     ○お酒を断る人や飲めない人にはススメないように

 

 

お会計

接待も終盤に差し掛かり、
先方の方々も良い感じで、
楽しんでくれている。

 

 

接待が終盤に差し掛かったら、
お金を支払う。

 

でもお金を支払う姿は、
先方に見られないように
しよう。

 

 

それが先方に気を使わせない、
大人のマナー

 

 

お会計のポイント
  • 終了時間が近づいたら席をたつ
     ○洗面所に行くフリをして会計を済ませよう
     ○先方に支払金額を知られない配慮もお忘れなく
  • 領収書を貰っておこう
     ○後で必要になるのは…わかるよね(-_☆)

 

 

接待終了

お会計も済ませ相手も上機嫌。

 

 

でも、先方を見送るまでは、
油断せずに行こう!

 

 

接待終了時のポイント
  • タクシーチケットや手土産を渡す
     ○渡すタイミングは、お店を出る寸前で
       →手土産は荷物になるから、お店を出る時に渡す
  • お見送り
     ○先方がタクシーに乗りドアを閉める時に挨拶
     ○先方が乗ったタクシーが見えなくなるまでお見送り
       →お見送りも全員で行おう

 

 

二次会

接待をすると時として、
二次会が必要になる。

 

 

二次会は行わなくても問題はない

 

 

でも先方が良い感じで、
盛り上がっているのなら…

 

 

二次会のポイント
  • 二次会のお店
     ○一次会のお店よりもリラックスできるお店を
     ○一次会のお店を探した時に発見したお店を使おう
     ○二次会のお店の予約は一次会の終了間際に行う
     ○終了後はスムーズに会場に移動しよう
  • カラオケがあるお店なら
     ○先方の好みや年代を考慮して曲選びをする
       →先方に普段歌っている歌をさり気なく尋ねる
         質問例:カラオケでは何を歌われていますか?
  • 最初に歌うの人は…
     ○自社で最も歌が苦手な人に歌ってもらおう

 

 

 まとめ

今回は接待で幹事に指名された時の、
マナーや注意点について。

 

 

 

知り合いにタダ酒を飲めるって喜ぶ人が、
いる人も多いかもしれないけど…

 

 

幹事になると準備やらなんやらで、
ものすごく大変。

 

 

指名されたら乗り切るしかなけど、
接待当日に緊張での飲み過ぎには気をつけよう☆-( ^-゚)v

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