接待は物凄くプレッシャーを感じるよね。
特に幹事に指名されたら(((( ;°Д°))))
そんな接待で幹事に任命された時が、
今回のリサーチ対象！
接待に行くなら俺の屍を越えて行け(ﾉ´▽｀)ﾉ
接待の意味と幹事の心構え
接待で幹事を務めるのなら責任が重大！
社内だけでなく取引先を、
接待するんだからプレッシャーが大きい。
どうして、そんな大変な接待を、
会社では行うんだろうか？
- 日頃お世話になっている先方に感謝を伝える
- コミュニケーションを深める
- 今後のお付き合いを円滑にする
こんな意味がある接待だから、
幹事を務めるのなら、
求められることは当然…
先方に喜んでもらえる接待の遂行。
だから接待の場を盛り上げながら、
お店と上手に連絡をとって、
接待を円滑に進めることが幹事の役目。
接待の幹事 完遂のポイント
接待で良い結果が出るかどうかは、
8割方、準備で決まるとも言える。
だから準備の段階から、
接待は始まっていると考えよう。
では接待の幹事に任命されたら、
具体的に何をすればいいんだろう？
接待 最初の準備
接待の準備は、
お店の予約の段階はさんで、
2種類存在する。
まずは接待の計画を立てるという準備。
- 参加者を決める
○まずは先方の顔ぶれを考える
○自社側は先方と同格か上役の肩書の人を選ぶ - 予算を決める
○予算については上司と相談が必要 - 日程を決める
○先方に都合の良い日の候補を複数出してもらう
→日付は、先方の都合を最優先に考えよう - 先方に食の好みを聞いておく
○食物の好き嫌いを知っておくことが後で必要になる - 接待に使う、お店を選ぶ
○お店の場所は先方にとって交通に便利な場所を選ぶ
○先方の立場や年齢を考えて少しリッチな場所を探す
→チェーン店は接待に向かないので注意
→お店は先方の好みから考える
○個室が必要であるかも考えておく
お店の予約をする
先方の都合や予算、
接待に使うお店が決まったら、
お店の予約をしよう！
- まずは下見をする
○チェックポイント
→お店の雰囲気
→トイレの位置 - 食事の予約をする
○コース料理を予約の段階で注文しておく
→接待の日に料理を注文しても時間がかかるため - お店側に接待時の注意を伝える
○伝えること
→調べた先方の食事の好み
→出してはいけない食事
ライバル会社の銘柄の飲み物
ライバル会社の食事 - 最後にお店の責任者に挨拶しておく
○お店側も感じの良い相手の方が対応も良くなる
接待当日までの準備
お店の予約が完了したら、
次は接待当日を潤滑にするための、
色々な準備が待っている。
まずは、お店の予約が完了したら、
今度は参加者に連絡を入れよう。
- 案内状を郵送する
○書く内容
日時
お店の場所
地図 - 手土産が必要なら
○手土産が必要かは上司に確認する
必要な場合は前日までに日持ちするものを用意
→日持ちする物の例：菓子折りなど - タクシーを手配する
○帰りにタクシーを利用して頂く場合は用意する
→タクシーチケットは封筒に入れておく
接待の前日
接待の前日になったら、
参加者全員に連絡をしておこう。
そして参加人数に変化があれば、
お店に変更の連絡を入れておく。
接待当日
準備を色々と行い、いよいよ接待当日。
接待当日に目指すのは、
相手に粗相がないようにすること！
- 15～20分前には会場に到着する
○接待当日は会議や打ち合わせを入れないようにしよう
○会場となる、お店の人にも挨拶をしておきたい - 携帯電話
○マナーモードにするか電源をオフにしておく
→急ぎで電話が入る予定なら折り返しかけ直す - タバコ
○先方が吸わないのなら控えるようにする - 先方が来たら
○自社の全員でお迎えをする
○約束の時間が近くなったら、お店の前で待つ
宴会中の注意点
先方が会場について、
全員でお迎えもした。
そして、ついに接待が始まる。
当然、接待が始まっても、
失礼のないように気を配ろう。
- お酒を飲み過ぎない
○緊張すると、お酒を飲み過ぎる時があるので注意 - 幹事が座るのは一番下座
○下座の方がお店と連絡をとりやすい
○場を盛り上げることも、お忘れなく - 仕事の話題に注意
○仕事の話を接待中にすると下心が疑われる
→仕事の話を出すのならタイミングに気をつけよう - 会話内容
○宗教や政治、思想の話を避けるのは基本
○会話は趣味や休日の過ごし方などを話題にしよう - お酒は無理強いしない
○お酒を断る人や飲めない人にはススメないように
お会計
接待も終盤に差し掛かり、
先方の方々も良い感じで、
楽しんでくれている。
接待が終盤に差し掛かったら、
お金を支払う。
でもお金を支払う姿は、
先方に見られないようにしよう。
それが先方に気を使わせない、
大人のマナー。
- 終了時間が近づいたら席をたつ
○洗面所に行くフリをして会計を済ませよう
○先方に支払金額を知られない配慮もお忘れなく - 領収書を貰っておこう
○後で必要になるのは…わかるよね(-_☆)
接待終了
お会計も済ませ相手も上機嫌。
でも、先方を見送るまでは、
油断せずに行こう！
- タクシーチケットや手土産を渡す
○渡すタイミングは、お店を出る寸前で
→手土産は荷物になるから、お店を出る時に渡す - お見送り
○先方がタクシーに乗りドアを閉める時に挨拶
○先方が乗ったタクシーが見えなくなるまでお見送り
→お見送りも全員で行おう
二次会
接待をすると時として、
二次会が必要になる。
二次会は行わなくても問題はない。
でも先方が良い感じで、
盛り上がっているのなら…
- 二次会のお店
○一次会のお店よりもリラックスできるお店を
○一次会のお店を探した時に発見したお店を使おう
○二次会のお店の予約は一次会の終了間際に行う
○終了後はスムーズに会場に移動しよう - カラオケがあるお店なら
○先方の好みや年代を考慮して曲選びをする
→先方に普段歌っている歌をさり気なく尋ねる
質問例：カラオケでは何を歌われていますか？ - 最初に歌うの人は…
○自社で最も歌が苦手な人に歌ってもらおう
まとめ
今回は接待で幹事に指名された時の、
マナーや注意点について。
知り合いにタダ酒を飲めるって喜ぶ人が、
いる人も多いかもしれないけど…
幹事になると準備やらなんやらで、
ものすごく大変。
指名されたら乗り切るしかなけど、
接待当日に緊張での飲み過ぎには気をつけよう☆-( ^-ﾟ)v